Anwenderbericht Hawe Hydraulik
Konzernreporting und -planung bei Hawe Hydraulik
Kundenprofil
Im Nachkriegsdeutschland gegründet und über drei Generationen aufgebaut, zählt die HAWE Unternehmensgruppe heute weltweit zu den führenden Anbietern von technologisch und qualitativ hochwertigen Hydraulikkomponenten und -systemen. Produkte des Unternehmens mit Stammsitz in München finden sich in fast allen industriellen Investitionsgütern. Mehr als die Hälfte des Umsatzes von 240 Mio. Euro wird inzwischen im Ausland erzielt. In Europa, Amerika und Asien-Pazifik beschäftigt das erfolgreiche Familienunternehmen in sieben Produktionsstätten und 13 Vertriebstöchtern insgesamt 1.800 Mitarbeiter.
Die Lösung im Überblick
Die pmOne AG hat für die international agierende HAWE-Unternehmensgruppe ein modernes Finanzreporting- und Planungssystem umgesetzt. Auf dessen Basis erhöhte sich die Taktung des Berichtswesens von drei Mal jährlich auf nun monatlich, was zu wesentlich mehr Transparenz in der Konzernsteuerung geführt hat. Optimiert wurde auch der Planungsprozess: Trotz detaillierterer Daten konnte mit der neuen Lösung eine Zeitersparnis von 50 Prozent erzielt werden.
Technik und Qualität perfekt abgestimmt
Als ein führender Hydraulik-Hersteller trägt HAWE der erfolgreichen Expansion des Unternehmens unter anderem durch innovative Informationssysteme Rechnung, die die internationalen Vertriebsgesellschaften mit der Zentrale in München vernetzen. Für das konzernweite Reporting und die Planung hat sich die zentrale Abteilung Controlling und Finanzen für eine Applikation entschieden, die ebenso maßgeschneidert ist wie die Hydraulik-Lösungen, die das Unternehmen selbst vertreibt.
Bis zur Einführung der neuen Lösung bewerkstelligte HAWE sein Finanzreporting auf Basis von Excel-Sheets, die von den Tochtergesellschaften drei Mal pro Jahr ausgefüllt, an die Zentrale verschickt und dort manuell zusammengeführt wurden. Weil dieser Prozess wenig transparent war, zu viele Fehlerquellen barg und eine zu lange Zeit in Anspruch nahm, sollte er automatisiert werden. Beispielsweise war die Zuordnung der lokalen Konten zu den jeweiligen Konzernkonten nicht nachvollziehbar, und die lokalen Konten mussten bei jedem Abschluss erneut manuell zugeordnet werden.
Neue Lösung bringt Vorteile
Die pmOne AG bekam den Auftrag, ein neues System zu konzipieren und zu implementieren. Ziel des Projekts war es, die Excel-Packages abzulösen und stattdessen eine zeitgemäße Reportinglösung inklusive Planungskomponente aufzubauen, die lokale und zentrale Kontenpläne verknüpft und zugleich die Basis für eine Legalkonsolidierung schafft.
Inzwischen ist die neue Lösung, die mit rund 30 Tagen Berateraufwand realisiert worden ist, sowohl bei den internationalen Gesellschaften als auch beim Münchener Mutterkonzern erfolgreich im Einsatz: Die einzelnen Tochtergesellschaften werden bei der Erstellung ihrer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie der Bilanz nach einem konzernweit festgelegten Kontenrahmen unterstützt. Dabei setzt die neue Lösung auf Navision auf, das derzeit sukzessive bei allen HAWE-Tochtergesellschaften eingeführt wird. Sofern die Gesellschaften bereits angebunden sind, erfolgt der Datenimport automatisiert, und die Voraussetzungen für die legale Konsolidierung greifen. Diejenigen Gesellschaften, die noch nicht auf Navision umgestellt sind, werden bis zur Integration noch manuell erfasst.
Transparenz für die Konzernsteuerung
Unabhängig vom Stand der Anbindung erhält die Zentrale mittlerweile monatlich aussagekräftige Finanzdaten aller integrierten Gesellschaften. Auf diese Weise werden bislang „unsaubere“ monatliche Abgrenzungen und Rückstellungen offenkundig. Gesellschaften, die noch nicht integriert sind, liefern die Werte aufgrund des hohen Aufwands noch quartalsweise ab. In Form eines Überblicksberichts können beide Varianten integriert oder manuell in einem Bericht dargestellt werden.
Ein weiterer Vorteil der neuen Lösung besteht in einem besseren Buchungsverhalten der Töchter. Nicht zuletzt verspricht sich die zentrale Finanzbuchhaltung von den monatlichen Einzelabschlüssen eine erhebliche Erleichterung bei der Erstellung des Jahresabschlusses.
Im Mutterkonzern arbeiten fünf Anwender mit der neuen Lösung. Hinzu kommen jeweils ein bis zwei User aus Controlling bzw. Geschäftsführung in den neun angebundenen Vertriebsgesellschaften. Die innovative Softwarelösung bringt es mit sich, dass die Überführung vom lokalen zum Konzernkontenrahmen erstmals problemlos nachvollziehbar ist. Zudem ist der Detaillierungsgrad der Daten wesentlich höher, weil eine Drill-Down-Funktion den Zugriff vom Konzern auf die lokalen Konten erlaubt.
Die Kontenzuordnung wird im zugrunde liegenden System der einzelnen Tochtergesellschaften gepflegt und automatisch in die Konzernstruktur eingeordnet. Ob auch tatsächlich alle lokalen Konten zugeordnet sind, kann mittels Prüfberichten getestet werden. Dabei sind die Töchter für die korrekte Zuordnung ihrer lokalen Konten, die jeweils in Landessprache vorliegen, selbst verantwortlich. Der Konzernrahmen indessen ist in Englisch gehalten. Kommen in der Zentrale Abweichungen zutage, kann von dort aus die Ursache bis auf die lokale Kontenebene rückverfolgt werden. Auch wenn das lokale Konto in Landessprache geführt wird, ermöglicht eine Nummer eine gezielte Nachfrage.
Optimierter Planungsprozess
Neben dem deutlich verbesserten Berichtswesen profitiert das zentrale Controlling von einem Tool, das zur Planung der GuV eingesetzt wird. Basierend auf der Hochrechnung des aktuellen Jahres wird mit Hilfe einer Splashing-Funktion das Folgejahr zuerst 1:1 kopiert und dann angepasst. Auf diese Weise ist eine bidirektionale Planung möglich. Durch einen vordefinierten Prozess, der über MIS onVision gesteuert wird, verläuft die GuV-Planung jetzt einfach, schnell und nachvollziehbar. Die im neuen System enthaltenen historischen Daten sorgen zudem für ein transparentes Ergebnis. Änderungen der Ist-Daten gegenüber der Vorperiode oder den Plandaten sind nun sofort ersichtlich. „Der GuV-Planungsprozess ist jetzt wesentlich vereinfacht und sehr variabel. So sind wir beispielsweise in der Lage, die Planungsarten Top-down und Bottom-up individuell einzusetzen“, freut sich Projektleiter Stefan Meister.
Zeiteinsparung von 50 Prozent
Mit der Anbindung an die neue Lösung entfällt für die Niederlassungen die manuelle Erstellung der Berichte. Auch die Tatsache, dass die Konten nur noch einmalig zugeordnet werden müssen, zieht eine enorme Zeitersparnis nach sich. Die Muttergesellschaft profitiert insofern von der Automatisierung, weil die eingehenden Daten nicht länger eingelesen oder manuell erfasst und geprüft werden müssen. In Summe beträgt die Einsparung im konzernweiten Reporting etwa 20 Arbeitstage pro Berichtsmonat. „Mit der alten Methode wäre ein monatliches Reporting schon allein aus zeitlichen Gründen gar nicht möglich gewesen“, resümiert Stefan Meister. Auch in puncto Planung errechnet er eine signifikante Zeitersparnis: „Trotz eines höheren Detailgrads der Daten steht die Planung nun nach der Hälfte der Zeit“.
Vom Projektstart bis zur Inbetriebnahme, die pünktlich zur neuen Planungsrunde erfolgte, verging etwa ein halbes Jahr. Weil die Umsetzung phasenweise stattfand, fügte sich die Einführung des neuen Systems sehr ressourcenschonend in den normalen Arbeitsablauf ein. Auf Kundenseite war neben dem Projektleiter, der die Konzeption unterstützte und mit Realisierung und Testing betraut war, ein weiterer Mitarbeiter eingebunden, der sich mit der Datenintegration, Importprozessen und Testing beschäftigte. Außerdem waren zwei Geschäftsführer von Tochtergesellschaften bei Praxistests involviert und gaben wertvollen Input aus Sicht der Niederlassungen.
Systempflege erfolgt inhouse
Die eingesetzten Softwarekomponenten — MIS Alea, MIS onVision, MIS Importmaster sowie der SQL Server von Microsoft — sind allesamt bereits im Unternehmen im Einsatz. Das hat den Vorteil, dass internes Know-how vorhanden und eine eigenständige Administration mithin gewährleistet ist. Ein weiterer Ausbau der Lösung wird nicht lange auf sich warten lassen. So will sich das Team im nächsten Schritt die Automatisierung der Administrations- und Ladeprozesse in den einzelnen Niederlassungen vornehmen. Thematisch ist vorgesehen, die Planung um Bilanz und Cashflow zu erweitern.
