Integrierte Unternehmensplanung und Reporting
bei IDEENKAPITAL AG 

Kundenprofil

Die 1994 gegründete IDEENKAPITAL AG ist ein Emissionshaus für geschlossene Fonds. Rund 85 Mitarbeiter sorgen durch professionelle Auswahl renditestarker Anlageprodukte für erfolgreiche Beteiligungsangebote und setzen dabei auf Stabilität, Unabhängigkeit, Qualität und Nachhaltigkeit. Der Vertrieb in Deutschland erfolgt ausschließlich über Privatbanken, Sparkassen und freie Vermittler.

Das Investitionsvolumen der IDEENKAPITAL AG beträgt rund 4,4 Mrd. Euro. Mehr als 56.000 Anleger sind mit circa 2,6 Mrd. Euro Eigenkapital in über 63.000 Beteiligungen investiert. Damit hat sich die IDEENKAPITAL AG in der Spitzengruppe deutscher Emissionshäuser etabliert. Seit 2004 gehört das Unternehmen zum ERGO-Konzern, einer der großen europäischen Versicherungsgruppen, und verfügt damit über einen starken institutionellen Hintergrund. 
 

Die Lösung im Überblick

Planung nach Maß 

Als sich Frank Figiel, Leiter Finanzen der IDEENKAPITAL AG, und Heinrich Nordsieck von pmOne im Jahr 2006 zum ersten Mal trafen, um über eine neue Planungs- und Reportinglösung für die Unternehmensgruppe zu sprechen, war klar, dass das neue System auf Anhieb sitzen musste. Denn vorausgegangen waren leidvolle Erfahrungen auf Seiten des Kunden: 2001 wollte man weg von der excelbasierten Planung und erwarb zunächst eine „reine“ OLAP-Datenbank. Die fehlende Planungsfunktionalität wurde über externe Beraterleistungen zusätzlich teuer eingekauft - um dann feststellen zu müssen, dass man über eine GuV-Planung nicht hinaus kam. Einen erneuten Vorstoß in Sachen Planung gab es 2004. Die damals genutzte Softwarelösung speicherte alle Informationen filebezogen für jedes zu planende Unternehmen, der Datenaustausch erfolgte durch Verknüpfungen. Das erwies sich bei der Planung von fünf Haupt- und 80 Untergesellschaften als nicht praktikabel. Darüber hinaus war der Baustein der integrierten Finanzplanung „fest verdrahtet“ und für den Kunden nicht konfigurierbar. 

Zielvorgabe: Integrierte Finanzplanung 

Von Anfang an war es Projektziel, eine Planungs- und Reportinglösung zu installieren, die auf die Bedürfnisse der IDEENKAPITAL AG zugeschnitten ist. Diese Bedürfnisse haben sich mit der Zugehörigkeit des Unternehmens zur ERGO-Gruppe noch erweitert. Über eine GuV-Planung hinaus, die prinzipiell auch mit der alten Excel-Lösung hätte realisiert werden können, ist eine Cash-Flow-Planung gefragt. Und die kann nicht ohne Bilanzplanung erstellt werden. Kurzum: Es musste ein integriertes Finanzplanungssystem her, das in der Lage ist, zum einen die 85 Unternehmen und zum anderen den Planungsprozess der IDEENKAPITAL AG abzubilden.

Aus den Erfahrungen der vorangegangenen fünf Jahre hatte Projektleiter Frank Figiel gelernt: Bedingung für einen erneuten Anlauf in Sachen Planungslösung war, dass vor Beauftragung ein Prototyp gebaut werden sollte. Auf Empfehlung des Systemhauses, das die Finanzbuchhaltungssoftware bei der IDEENKAPITAL AG betreut, ist Figiel auf den CoPlanner gestoßen, eine detaillierte und betriebswirtschaftlich vorkonfigurierte Planungs- und Reportinglösung, die sich insbesondere für mittelständische Unternehmen eignet.

„Als der Kontakt zu Herrn Nordsieck einmal hergestellt war, ging eigentlich alles ganz schnell“, erinnert sich Frank Figiel. Dank des hohen betriebswirtschaftlichen Vorfertigungsgrads entstand binnen zehn Tagen ein lauffähiger Prototyp. Zwar war der noch nicht in der Lage, eine auf die IDEENKAPITAL AG spezifizierte Detailplanung abzubilden. Doch anhand der importierten Ist-Daten und der vorhandenen Planungsansätze war bereits in diesem Stadium des Projekts abzusehen, dass man diesmal auf dem richtigen Weg ist.

Und diesen Weg ist die IDEENKAPITAL AG konsequent weitergegangen. Anfangs noch mit externer Unterstützung, wurde das System zunehmend inhouse gepflegt und weiterentwickelt. „Eine sehr anwenderfreundliche Sache, wenn man sich ein bisschen mit der Technik beschäftigt“, versichert Figiel. Wir schätzen vor allem die Funktionalität der Lösung: Man kann die Ansichten so gestalten, dass sie die speziellen Anforderungen unterschiedlicher Auswertungen perfekt erfüllen – das sorgt für Übersichtlichkeit. Externes Spezialistentum ist bei der Modellerweiterung der IDEENKAPITAL Planung nur noch in Ausnahmefällen gefragt. 
 

Relationale Datenbank mit OLAP-Vorzügen

Nachdem in 2006 die alte, excelbasierte Planung in den CoPlanner übernommen wurde, nutzt die Finanzabteilung die Lösung nun im dritten vollen Planungsjahr. In dieser Zeit hat sich das System bewährt: Monatlich wird damit ein Soll-/Ist-Abgleich erstellt – die Basis für das Reporting an den Mutterkonzern. Darüber hinaus wird drei- bis viermal pro Jahr eine rollierende Drei-Jahresplanung aufgestellt. „Wir sind hochzufrieden mit der Lösung“, resümiert Figiel. Besonders überzeugt den Finanzfachmann die Kombination aus relationaler Datenbank mit einer quasi multidimensionalen Oberflächendarstellung. „Obwohl es keine OLAP-Datenbank ist, ist das Frontend praktisch OLAP-simuliert.“

Diese Konstellation erlaubt es ihm, bei Bedarf jedem angezeigten Wert mit wenigen Klicks auf den Grund zu gehen. Dadurch sind alle Zahlen nachvollziehbar und absolut transparent. Die Drill-Down-Funktionalitäten der Lösung werden bei der IDEENKAPITAL AG auch voll ausgeschöpft. „Wir haben dem Ganzen noch ein I-Tüpfelchen aufgesetzt und neben der FiBu-Anbindung auch das Dokumentenmanagement-System integriert“, berichtet Figiel. Das bedeutet, dass man aus CoPlanner heraus bis auf den einzelnen Buchungsbeleg hinunter die Ist-Werte nachvollziehen kann. „Wenn wir das zeigen, machen alle große Augen“, fügt er schmunzelnd hinzu. Dass das keine Spielerei ist, sondern konkreten Nutzen stiftet, erfährt der Finanzleiter immer wieder im Tagesgeschäft, insbesondere bei Soll/Ist-Abgleichen oder in Planbesprechungen mit Abteilungsleiter, Vorständen und Geschäftsführern der Gruppe.

Zuvor bestand die excelbasierte Planung aus ca. 50 Arbeitsblättern, die gespickt waren mit Formeloder Verweisfehlern und falschen Verknüpfungen. Obwohl es sich aufgrund der besonderen Organisationsstruktur um eine komplexe Planung handelt, ist inzwischen alles durchgängig und stringent aufgebaut. Das gewährleistet ein weitgehend fehlerfreies Zustandekommen der Planung. Im täglichen Umgang mit der Lösung erkennen die vier Anwender immer wieder neues Potenzial, um die Abläufe weiter zu verbessern, zu automatisieren und zu erleichtern, so dass der Planungsprozess durch Feinarbeit am System ständig noch ein wenig optimiert wird – alles self-made, versteht sich. 

Flexible Plattform für unterschiedliche Anforderungen

Nachdem die Finanzplanung realisiert ist, sollen nun auch die Fondsmanager der IDEENKAPITAL AG von dem komfortablen Tool profitieren. In diesem Bereich sind neben GuV, Bilanz und Finanzplan auch ein Soll-Ist-Abgleich zur Prospektdarstellung und die Überleitung aktualisierter Planung in eine solche Prospektdarstellung von großer Bedeutung. Die Prospektdarstellung orientiert sich dabei überwiegend an den Liquiditätsströmen, ist aber aufgrund teilweise anderer zeitlicher Zuordnungen nicht 1:1 mit dem klassischen Finanzplan gleichzusetzen. Eine solche Prospektdarstellung galt es zusätzlich zur Planung zu integrieren. Da die Buchhaltung der verschiedenen Fonds von einem halben Dutzend externer Steuerbüros erledigt wird, war es eine Herausforderung, die unterschiedlichen Methoden in einem gemeinsamen CoPlanner-Modell abzubilden. Aber auch das ist – natürlich in Eigenleistung – gelungen, und das Projekt ist so gut wie abgeschlossen. Frank Figiel: „Die Flexibilität der Lösung ist unschlagbar. Mit dem vorhandenen Baukasten können wir Modulerweiterungen problemlos selbst vornehmen.“

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